پس از طراحی برنامه های اردو متناسب با اهداف پیش بینی شده و ارائه آن در شورای مدرسه و تصویب اردوی مشهد در شورای مدرسه، جهت ارزیابی هزینه ها و تصویب انجمن اولیا و مربیان جلسه ای تشکیل شد و هم زمان موضوع جهت تقسیم وظایف و مشارکت دانش آموزان در شورای دانش آموزی عنوان گردید.
کمیته های مختلفی از جمله زیارتی و معنوی، وعده های غذایی و میان وعده، بازی و سرگرمی، تدارکات و… در شورای دانش آموزی تشکیل و به دانش آموزان مختلف محول شد. جلسات متعدد مربیان جهت همراهی با دانش آموزان با موضوعات زیر برنامه ریزی شد:
- مسئولیت های دانش آموزی.
- برگزاری نماز جماعت، زیارت سلام و وداع و زیارت های گروهی داوطلبانه، خدمات و مسئولیت های نظافتی.
- برگزاری جشن صعود و مراسم وداع.
- کارگاه خرید.
- امور مالی و …
رزرو بلیط رفت و برگشت، محل اسکان (حسینیه الزهرا سلام الله علیها) و هماهنگی های اولیه برای مکان تفریحی (هلیوم پارک و کوهسر) و وسایل نقلیه ی عمومی در قم و مشهد انجام شد.
روز حرکت ۸/۱۱/۱۴۰۲ پس از مراسم بدرقه با حضور اولیای گرامی و برگزاری آیین چاوش خوانی و ایجاد فضای معنوی در ابتدای سفر مشهد با زیارت حرم حضرت معصومه سلام الله علیها همراه شد.
تقسیم بندی کوپه ها، دعوت از دبیران، تقسیم مسئولیت ها، مستند سازی، ثبت نام برای نماز صبح، توزیع وعده های غذایی و میان وعدهجابجایی وسایل و تدارکات، برگزاری مراسم ها، آمار در برنامه های مختلف و… توسط دانش آموزان و با همراهی مربیان انجام شد.
روز آغازین اردو با استقرار و زیارت سلام به پایان رسید. روز دوم با برنامه های تفریحی شروع شد و در عصر و شب با برنامه ی جشن صعود (جشن تکلیف) به پایان رسید. روز سوم برنامه ی کارگاه خرید ( آموزش بایدها و نباید ها، نکته ها و مهارت های داد و ستد همراه با چالش های آن مطرح شد و دانش آموزان پس از بازگشت از خرید سوغاتی ( همراه با مربیان) تجربیات خود را در کارگاه دیگری بازگو نمودند. پایان بخش این سفر مراسم وداع، برگزاری نمایش (با نویسندگی، کارگردانی و اجرای مربی و دانش آموزان مدرسه)، زیارت وداع، سخنرانی و سپس زیارت حضرت رضا علیه السلام و نماز جماعت بود. همچنین عکس یادگاری در صحن و سرای امام هشتم علیه السلام قاب مزین اردو شد.
دانش آموزان با استقبال اولیای گرامی در ایستگاه قم از یکدیگر خداحافظی نمودند.